Mit dem Bereich Sachbezüge stellen Sie gekaufte Mitarbeiter-Gutscheine (z.B. Wunschgutschein) digital bereit: Sie erfassen Code, Betrag und Monat – Ihre Mitarbeiter öffnen den Gutschein anschließend in der App und lassen den Scan-Code direkt an der Kasse des Händlers scannen. Achtung: Dieser Bereich ist nicht zu verwechseln mit den Geschenkgutscheinen der Salon-Kasse.
Berechtigung erforderlich
Den Reiter Verwaltung sehen nur Nutzer mit der Berechtigung MANAGE_BENEFITS – Administratoren immer. Alle anderen Mitarbeiter sehen unter Sachbezüge ausschließlich ihre eigenen Gutscheine.
Gutschein anlegen und zuteilen
Verwaltung öffnen
Navigieren Sie zu Sachbezüge in der Hauptnavigation (Bereich Cockpit) und wechseln Sie oben auf den Reiter Verwaltung.
Gutschein hinzufügen
Klicken Sie auf Gutschein hinzufügen. Geben Sie Anbieter (vorbelegt: Wunschgutschein), Betrag (€) und den Gutschein-Code des gekauften Gutscheins ein. Code und Betrag sind Pflichtangaben.
Optionale Angaben ergänzen
Tragen Sie bei Bedarf die PIN ein, wählen Sie den Sachbezugs-Monat (vorbelegt: aktueller Monat) und hinterlegen Sie eine Notiz, z.B. die Bestellnummer.
Mitarbeiter wählen – oder Vorrat
Im Feld Mitarbeiter suchen Sie die Person, die den Gutschein erhalten soll. Lassen Sie das Feld leer, wandert der Gutschein zunächst in den Vorrat und kann später zugeteilt werden.
Anlegen
Klicken Sie auf Anlegen. Haben Sie einen Mitarbeiter gewählt, wird dieser sofort per Push-Nachricht benachrichtigt und findet den Gutschein unter Meine Gutscheine.
Gutschein aus dem Vorrat zuteilen
In der Tabelle finden Sie bei jedem nicht eingelösten Gutschein den Button Mitarbeiter zuteilen (Personen-Icon). Wählen Sie im Fenster den Mitarbeiter und den Sachbezugs-Monat und bestätigen Sie mit Zuteilen & benachrichtigen. Auch ein bereits zugeteilter Gutschein lässt sich so einem anderen Mitarbeiter übertragen. Bereits eingelöste Gutscheine können nicht mehr zugeteilt werden – dann erscheint die Meldung "Gutschein ist bereits eingelöst."
Übersicht und Statuswerte
Über der Tabelle sehen Sie die Kennzahlen im Vorrat, zugeteilt, eingelöst sowie die Summe der offenen Beträge. Jeder Gutschein hat einen von drei Status:
- Vorrat – angelegt, aber noch keinem Mitarbeiter zugeteilt.
- Zugeteilt – ein Mitarbeiter hat den Gutschein in seiner App, er ist noch nicht eingelöst.
- Eingelöst – der Gutschein wurde als eingelöst markiert (mit Datum).
Ein Klick auf den verkürzt dargestellten Code in der Tabelle öffnet die Vorschau mit Barcode bzw. QR-Code. Über das Papierkorb-Icon löschen Sie einen Gutschein – nach einer Sicherheitsabfrage. Jede Aktion (Anlegen, Zuteilen, Einlösen, Löschen) wird protokolliert.
Steuer-Hinweis: 50-Euro-Grenze
Sachbezüge sind bis 50 € pro Monat je Mitarbeiter steuerfrei. Deshalb wird zu jedem Gutschein der Sachbezugs-Monat festgehalten. Klären Sie Details im Zweifel mit Ihrem Steuerberater.
Häufige Fragen
Wozu dient der Button "Diagnose"?
Der Diagnose-Button in der Verwaltung erzeugt einen technischen Bericht über den Zustand des Gutschein-Systems. Sie benötigen ihn nur, wenn der Support darum bittet – kopieren Sie die Ausgabe dann über Kopieren und senden Sie sie an den Support.
Kann ich einen falsch erfassten Gutschein korrigieren?
Ein direktes Bearbeiten gibt es nicht. Löschen Sie den fehlerhaften Eintrag über das Papierkorb-Icon und legen Sie ihn neu an. Der Löschvorgang wird protokolliert.
Wird der Mitarbeiter automatisch informiert?
Ja. Beim Zuteilen (auch beim Anlegen mit direkt gewähltem Mitarbeiter) erhält die Person eine Push-Nachricht mit Anbieter und Betrag.
Kann die Verwaltung einen Gutschein als eingelöst markieren?
Das Einlösen-Markieren ist dem Besitzer des Gutscheins vorbehalten; die Verwaltung sieht in der Code-Vorschau keinen Einlösen-Button. In der Tabelle erkennen Sie am Status, ob ein Gutschein bereits eingelöst wurde.
Warum sehe ich in der Mitarbeiter-Auswahl nicht alle Personen?
Die Auswahl zeigt nur aktive Mitarbeiter. Deaktivierte Mitarbeiterkonten erscheinen nicht in der Suche.