Der Kassenabschluss (Z-Bericht) dokumentiert Ihren Bargeldbestand rechtssicher: Sie zählen die Kasse, das System vergleicht mit dem Soll-Bestand und speichert das Ergebnis dauerhaft. Anders als der einfache Tagesabschluss legt der Kassenabschluss fest, wie viel Geld in der Kasse verbleibt und wie viel Sie entnehmen – und schreibt das Kassenbuch fort.
So führen Sie den Kassenabschluss durch
Bereich öffnen
Öffnen Sie in der Kasse den Bereich Kassenabschluss und wählen Sie in der linken Seitenleiste den Reiter Neuer Abschluss. Über Zurück zur Kasse gelangen Sie jederzeit zurück zum Verkauf.
Bargeld zählen
Tragen Sie den gezählten Betrag in der Kasse direkt ein – oder klicken Sie auf Zählbrett und erfassen Sie die Stückzahl je Schein (500 € bis 5 €) und Münze (2 € bis 1 ct). Die Summe wird automatisch berechnet; mit Übernehmen wird sie in das Betragsfeld eingetragen, Zurücksetzen leert alle Felder.
Differenz prüfen
Sobald ein Betrag eingetragen ist, zeigt die Kachel Differenz den Unterschied zwischen gezähltem Betrag und Endbestand Soll. Bei 0,00 € erscheint der Wert grün, bei jeder Abweichung rot. Ohne Eingabe steht dort "Bitte zählen".
Entnahme-Modus wählen
Legen Sie fest, was mit dem Bargeld passiert: Alles bleibt in der Kasse, Vorgabe (ein fest eingestellter Betrag bleibt, der Rest wird automatisch entnommen) oder Ich entnehme Geld mit freiem Entnahmebetrag und Zielkonto (Tresor, Bank oder Privat).
Abschluss durchführen
Ergänzen Sie bei Bedarf Anmerkungen (z. B. den Grund einer Differenz) und klicken Sie auf Kassenabschluss jetzt durchführen. Sie erhalten eine Bestätigung mit Abschlussnummer, gezähltem und erwartetem Betrag, Differenz und dem Betrag, der in der Kasse verbleibt.
Die Übersicht vor dem Abschluss
Der Reiter Neuer Abschluss zeigt vor dem Abschluss alle relevanten Zahlen des Tages:
- Anfangsbestand – Bargeld zu Tagesbeginn (Verbleib des letzten Abschlusses).
- Endbestand Soll – der rechnerisch erwartete Bargeldbestand.
- Umsatz gesamt sowie die Aufteilung nach Zahlarten (Bar/Karte).
- Steuern – die Mehrwertsteuer je Steuersatz.
- Belege – Anzahl der Belege, inklusive Hinweis auf Stornos.
- Ein-/Auszahlungen – Summe der Bargeld-Bewegungen des Tages.
- Alle Belege heute – jede Zeile lässt sich anklicken, um den Beleg im Detail zu öffnen, zu drucken oder per E-Mail zu versenden.
Offene Bons blockieren den Abschluss
Sind in der Filiale noch geparkte (offene) Bons vorhanden, erscheint der Hinweis "Offene Bons vorhanden" und der Abschluss-Button bleibt gesperrt. Schließen Sie alle offenen Bons ab oder stornieren Sie sie, bevor Sie den Kassenabschluss durchführen.
Banner "Kassenabschluss überfällig"
Gibt es Verkäufe vergangener Tage, die noch in keinem Kassenabschluss erfasst sind, zeigt der Kassenabschluss-Bereich ein gelbes Hinweis-Banner mit der Anzahl offener Verkäufe und dem ältesten offenen Tag. Erstellen Sie dann zeitnah einen Z-Bericht – ein lückenloser Abschluss-Verlauf ist gesetzlich vorgeschrieben (GoBD/KassenSichV). Das Banner verschwindet automatisch, sobald die Lücke geschlossen ist. Die Prüfung läuft täglich im Hintergrund.
Gut zu wissen
- Die im Zählbrett erfasste Stückelung (Anzahl je Schein und Münze) wird mit dem Abschluss gespeichert und ist so später nachvollziehbar.
- Unter Frühere Abschlüsse sehen Sie jeden Abschluss mit Anfangsbestand, gezähltem Betrag, Differenz und Verbleib – per Kassenbuch anzeigen klappen Sie die zugehörigen Kassenbuch-Einträge auf.
- Im Reiter Export exportieren Sie Ihre Abschlüsse als CSV-Datei ("Abschlüsse exportieren").
- Das Stornieren eines Belegs aus der Beleg-Detailansicht sehen nur Nutzer mit der Berechtigung Belege stornieren (POS_CANCEL_RECEIPT) – Administratoren immer.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zum Tagesabschluss?
Der Tagesabschluss fasst die Tagesumsätze zusammen. Der Kassenabschluss (Z-Bericht) geht weiter: Er hält den gezählten Bargeldbestand fest, verbucht die Entnahme auf ein Konto und bildet die Grundlage für das Kassenbuch.
Kann ich abschließen, wenn ich 0 € gezählt habe?
Ja, das System fragt dann aber zur Sicherheit nach, ob Sie wirklich mit 0 € abschließen möchten. Ohne eingetragenen Betrag bleibt der Button gesperrt.
Warum sehe ich die Option "Vorgabe" nicht?
Der Vorgabe-Modus (fester Wechselgeldbestand bleibt in der Kasse) erscheint nur, wenn in den Kassen-Einstellungen ein fester Kassenbestand aktiviert und ein Betrag hinterlegt ist. Ist er aktiv, ist er automatisch vorausgewählt.
Was mache ich bei einer Differenz?
Zählen Sie zunächst erneut – am besten mit dem Zählbrett. Bleibt die Differenz bestehen, vermerken Sie den vermuteten Grund im Feld "Anmerkungen" und schließen Sie trotzdem ab. Die Differenz wird im Abschluss dauerhaft dokumentiert.
Für welche Filiale gilt der Abschluss?
Der Abschluss gilt immer für den aktuell in der Kasse gewählten Standort. Auch die Sperre durch offene Bons bezieht sich nur auf diese Filiale.