Solange Sie Kalender und Kasse noch extern bei instyler nutzen, kann PersonalCockpit deren Daten automatisch übernehmen: instyler mailt täglich einen Kassenabschluss (PDF) und monatlich ein Kassenbuch (PDF + DATEV-CSV) — PersonalCockpit holt die Anhänge aus Ihrem Postfach, liest sie aus und speist damit die komplette Finanz-Auswertung. Zusätzlich lassen sich die instyler-Kalender der Mitarbeiter (ICS-Links) für Auslastungs-Auswertungen anbinden.
Datenquelle umstellen
Einstellungen öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen → Datenquellen (nur für Administratoren sichtbar).
Quelle wählen
Wählen Sie Fremdsystem: instyler. Darunter öffnen sich die Verknüpfungs-Bereiche. (Zurück zur eigenen Kasse geht jederzeit — bereits importierte Daten bleiben historisch erhalten.)
Mail-Ordner festlegen
Im Bereich Kassen-PDFs per E-Mail wählen Sie das Postfach (die Zugangsdaten kommen aus dem E-Mail-Center) und tragen die zwei Ordner ein, in denen die instyler-Mails liegen — je einen für den Tagesabschluss und den Monatsabschluss.
Speichern und abrufen
Klicken Sie auf Einstellungen speichern und dann auf Jetzt aus Postfach abrufen. Der Import läuft danach automatisch stündlich; die Statuszeile zeigt den letzten Lauf.
Zuordnungen pflegen
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Standort-Zuordnung
Der Standortname aus dem PDF-Kopf (z. B. „… - Markkleeberg") wird Ihrem PersonalCockpit-Standort zugeordnet. Passende Namen erkennt das System automatisch; unzugeordnete Namen erscheinen nach dem Import als Hinweis.
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Mitarbeiter-Zuordnung
Auf den Kassenbelegen steht der instyler-Mitarbeitername. Ordnen Sie ihn dem richtigen Mitarbeiter zu — das ist die Grundlage der Leistungsübersicht.
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Warnung bei fehlendem Abschluss
Optional erhält eine Person eine Mitteilung, wenn für einen Standort kein Tagesabschluss eingegangen ist (Ruhetage werden automatisch berücksichtigt).
Mitarbeiter-Kalender (ICS) anbinden
Jeder Mitarbeiter hat in instyler einen persönlichen Kalender-Abo-Link
(beginnt mit webcal:// oder https://…/Booking/ICS).
Tragen Sie ihn im Bereich Mitarbeiter-Kalender (ICS-Links) ein —
webcal-Links werden automatisch umgewandelt. PersonalCockpit liest daraus Termine,
Arbeitsblöcke und die Zukunfts-Pipeline; die Status-Anzeige je Zeile zeigt, wie viele
Einträge zuletzt synchronisiert wurden.
Datenschutz
Die importierten Belege enthalten Kundennamen. Die Finanz-Ansichten sind deshalb nur für Administratoren und Mitarbeiter mit Finanz-Berechtigung sichtbar.
Gut zu wissen
Doppelt eingegangene Mails und mehrfache Abschlüsse am selben Tag erkennt der Import automatisch (Dedupe über Abschlussnummer, Datum und Datei-Prüfsumme) — es wird nichts doppelt gezählt. Die Original-PDFs bleiben als Nachweis gespeichert und sind aus der Auswertung heraus abrufbar.