Die Monatssperre schützt Ihre Zeitdaten: Sobald ein Monat abgeschlossen ist, können Mitarbeiter ihn nicht mehr nachträglich ändern — wichtig für eine verlässliche Lohnabrechnung. Die Sperre greift automatisch und wird direkt auf dem Server geprüft; Ausnahmen sind gezielt möglich.
So funktioniert die Sperre
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Automatischer Stichtag: der 2. des Folgemonats
Der aktuelle Monat ist immer offen. Der Vormonat bleibt bis einschließlich zum 1. des Folgemonats änderbar — ab dem 2. ist er gesperrt. Beispiel: Der Juni kann noch bis zum 1. Juli korrigiert werden, ab dem 2. Juli ist er abgeschlossen. Niemand muss den Abschluss manuell auslösen.
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Was gesperrt ist: Anlegen, Ändern, Löschen — und Verschieben
In gesperrten Monaten lassen sich Arbeitszeiteinträge weder anlegen noch bearbeiten oder löschen. Auch das Verschieben eines Eintrags in einen gesperrten Monat wird abgefangen. Beim Versuch erscheint eine Meldung wie „Der Monat 06/2026 ist abgeschlossen — Änderungen sind gesperrt." samt Hinweis auf die möglichen Ausnahmen.
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Die Sperre gilt auf dem Server
Die Prüfung passiert nicht nur in der Anzeige, sondern direkt auf dem Server — sie lässt sich also nicht über Umwege, andere Geräte oder Browser umgehen. Sie gilt für alle, auch für Mitarbeiter, die Zeiten anderer verwalten dürfen — entsperren können nur die unten beschriebenen Ausnahmen.
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Warum das wichtig ist
Nach dem Stichtag kann sich die Lohnbuchhaltung auf die exportierten Zeiten verlassen — nachträgliche stille Änderungen sind ausgeschlossen.
Ausnahmen: drei Wege bei nötigen Korrekturen
Korrekturantrag (für Mitarbeiter)
Unter Aufgaben → Mitteilung senden wählen Sie „Korrektur Arbeitszeit", geben das betroffene Datum an und beschreiben die gewünschte Änderung. Die Verwaltung prüft und korrigiert (siehe Artikel „Korrekturantrag stellen").
Befristete Freigabe (durch Verwalter)
Im Mitarbeiter-Editor (Team & Zeit → Mitarbeiter → Mitarbeiter öffnen → Tab Freigaben) erteilen Sie mit Freigabe erteilen eine Ausnahme mit einem Gültig-bis-Datum Ihrer Wahl. Solange die Freigabe gültig ist, kann der Mitarbeiter auch gesperrte Zeiträume korrigieren — der Mitarbeiter wird darüber automatisch per E-Mail informiert. Jede Freigabe zeigt, wer sie erteilt hat, und lässt sich jederzeit wieder löschen. Nach Ablauf des Datums greift die Sperre automatisch wieder.
Berechtigung „Monatsabschluss übergehen"
Rollen mit dieser Berechtigung (Inhaber/Administratoren haben sie automatisch) dürfen jederzeit rückwirkend ändern — die Monatssperre gilt für sie nicht. Das Recht erlaubt auch, einen bereits genehmigten Urlaub nachträglich abzulehnen. Jede Änderung wird dabei serverseitig protokolliert: wer, wann, für wen, was.
Zusammenspiel mit dem Arbeitszeitkonto
Das Arbeitszeitkonto berechnet sich immer live aus den Zeiteinträgen. Wird ein gesperrter Monat per Freigabe oder Berechtigung nachträglich geändert, ändern sich damit auch die Salden: Ergänzen Sie z. B. im Juni rückwirkend einen vergessenen 8-Stunden-Tag, steigt der Juni-Monatssaldo um 8 Stunden — und alle „Laufend"-Werte ab Juni sowie die Saldo-Karte wachsen automatisch mit. Wurde der Monat bereits an die Lohnbuchhaltung übergeben, sollten Sie den Lohnexport anschließend erneut ausführen oder die Änderung weitergeben.
Der Übertrag aus dem Vorjahr (Startsaldo des Kontojahres) unterliegt nicht der Monatssperre, ist aber genauso abgesichert: Nur Verwalter mit dem Recht „Arbeitszeiten verwalten" (oder Administratoren) sehen und ändern ihn — und jede Änderung wird im Protokoll festgehalten (wer, wann, alter → neuer Wert). Stille Saldo-Korrekturen sind damit ebenfalls ausgeschlossen. So sieht die Bearbeitung des Übertrags aus:
Prüfen Sie die Einträge des ablaufenden Monats am besten in der Arbeitszeit-Übersicht, bevor die Sperre greift:
Für Vorgesetzte: Zeiten vor dem Stichtag prüfen
Kontrollieren Sie die Einträge des ablaufenden Monats vor dem 2. des Folgemonats — achten Sie dabei auf rot markierte Pausenverstöße und noch „laufende" Tage in der Arbeitszeit-Übersicht. Anschließend exportieren Sie die Daten als CSV über den Export-Knopf der Arbeitszeit-Ansicht oder nutzen im Firmen-Dashboard den Lohnexport (Exportieren: DATEV- oder Excel-Format, auf Wunsch direkt per E-Mail an die Lohnkanzlei — mit Export-Protokoll, wer wann was exportiert hat).
Wichtig für Mitarbeiter
Prüfen Sie Ihre Zeiten regelmäßig — spätestens am Monatsende. Nach dem Stichtag ist ohne Freigabe nur noch der Korrekturantrag möglich, der von der Verwaltung genehmigt werden muss.