Dieser Artikel zeigt Ihnen, was Ihre Kunden auf der öffentlichen Buchungsseite und im Kundenportal selbst erledigen können. So beantworten Sie Kundenfragen am Telefon schnell und wissen, welche Schritte Ihre Kunden bei der Online-Buchung durchlaufen.
Zwei Bereiche für Ihre Kunden
- Buchungsseite – Termine buchen, auch ohne Konto als Gast
- Kundenportal – Termine einsehen, stornieren, in den Kalender übernehmen und das eigene Profil pflegen
Über den Link Meine Termine oben auf der Buchungsseite gelangen Kunden jederzeit zum Portal-Login.
So buchen Ihre Kunden einen Termin
Kategorie und Dienstleistung wählen
Der Kunde wählt zuerst eine Kategorie (Dienstleistungen ohne Kategorie erscheinen unter Sonstiges) und dann die gewünschte Leistung. Angezeigt werden Dauer, Beschreibung und – falls freigegeben – der Preis, bei Preisspannen als "Ab"-Preis.
Variante und Details festlegen
Hat die Leistung Varianten, wählt der Kunde diese als Karte oder im Auswahlmenü – je nach Einstellung auch mehrere gleichzeitig. Im Schritt Details & Fotos folgen konfigurierte Auswahlstufen (mit Preis- und Zeitzuschlägen) sowie optional der Foto-Upload: Kunden können mehrere Bilder ihrer aktuellen Haare und ein Wunschbild hochladen und einzeln wieder entfernen. Preis und Dauer werden dabei oben live mitgerechnet.
Empfehlungen hinzufügen (optional)
Unter Unsere Empfehlungen für Sie kann der Kunde hinterlegte Zusatzleistungen und Produkte per Klick hinzufügen oder entfernen. Zusatzleistungen mit eigenen Varianten passt er im Folgeschritt Zusatzempfehlungen anpassen an.
Mitarbeiter wählen
Bei Wer soll Sie bedienen? sieht der Kunde alle buchbaren Mitarbeiter mit Foto und der Zahl freier Termine. Nicht verfügbare Mitarbeiter sind ausgegraut, ggf. mit dem Hinweis "Wieder verfügbar ab ...".
Datum und Uhrzeit wählen
Der Kalender zeigt die Verfügbarkeit pro Tag farblich an (grün = gut verfügbar, gelb = wenige Termine, rot = ausgebucht). Nach der Tageswahl erscheinen bis zu 13 Zeitvorschläge, gruppiert nach Vormittag, Mittag und Nachmittag.
Kontaktdaten angeben
Zuerst wird die E-Mail-Adresse geprüft (inkl. Tippfehler-Vorschlag "Meinten Sie ...?"). Bestandskunden können sich anmelden – mit Passwort oder per Login-Link – und ihre Daten übernehmen lassen, alternativ Als Gast fortfahren. Neukunden füllen das Formular aus: Vor- und Nachname sind Pflicht, welche weiteren Felder (Telefon, Adresse, Geburtstag usw.) erscheinen, legen Sie in den Kalender-Einstellungen fest. Optional kann der Kunde direkt ein Passwort für künftige Anmeldungen festlegen.
Verbindlich buchen
Nach Zustimmung zu den AGB (Pflicht) und optionalem Marketing-Einverständnis klickt der Kunde auf Jetzt verbindlich buchen. Er sieht "Termin bestätigt!" und erhält eine Bestätigung per E-Mail; angemeldete Kunden landen direkt im Kundenportal.
Das Kundenportal: Termine und Profil
Zum Login gibt der Kunde E-Mail-Adresse oder Telefonnummer ein und meldet sich dann mit Passwort oder per Code per E-Mail (6-stelliger Bestätigungscode) an. Existiert noch kein Konto, erscheint der Hinweis "Noch kein Konto" – das Konto entsteht automatisch mit der ersten Buchung. Im Portal gibt es zwei Reiter:
Meine Termine
Alle Termine mit Datum, Uhrzeit, Dienstleistung, Mitarbeiter und Status. Kommende Termine lassen sich per Klick in Google Calendar oder als iCal / Outlook (.ics)-Datei übernehmen und – solange die Stornierungsfrist läuft – über Termin stornieren mit Sicherheitsabfrage absagen. Vergangene Termine bleiben als Historie sichtbar (abgeblendet).
Mein Profil
Der Kunde pflegt Anrede, Name, E-Mail, Telefon und Adresse selbst, lädt ein Profilbild hoch (max. 5 MB) und setzt oder ändert unter Sicherheit & Passwort sein Passwort (mindestens 6 Zeichen).
Terminstatus im Portal
- Bestätigt (grün) – der Termin ist fest eingeplant.
- Wartend (gelb) – der Termin wartet noch auf Ihre Bestätigung.
- Storniert (rot) – der Termin wurde abgesagt; Storno-Buttons werden ausgeblendet.
Stornierungsfrist beachten
Ist die Stornierungsfrist abgelaufen, zeigt das Portal statt des Buttons den Hinweis "Stornierung nicht mehr möglich". Der Kunde muss dann bei Ihnen anrufen – Ihre Telefonnummer wird unterhalb der Buchungsseite angezeigt.
Hinweis für Sie als Salon
Buchungsseite und Kundenportal sind öffentliche Seiten und benötigen keine Berechtigungen in PersonalCockpit. Welche Kundenfelder abgefragt werden, welche Dienstleistungen buchbar sind und ob Preise angezeigt werden, steuern Sie in der Einrichtung der Online-Buchung (siehe Artikel "Online-Buchung einrichten" und "Kundenportal aktivieren").
Häufige Kundenfragen
Muss ich ein Konto anlegen, um zu buchen?
Nein. Die Buchung funktioniert auch als Gast. Ein Konto entsteht automatisch mit der ersten Buchung; ein Passwort ist optional.
Ich habe mein Passwort vergessen – was nun?
Beim Login auf Passwort vergessen? bzw. Code per E-Mail klicken. Der Kunde erhält einen 6-stelligen Code oder Login-Link per E-Mail und kann im Portal anschließend ein neues Passwort setzen.
Warum werden meine Daten als Gast nicht vorausgefüllt?
Aus Datenschutzgründen. Gespeicherte Daten werden nur nach erfolgreicher Anmeldung (Passwort oder Login-Link) übernommen.
Kann der Kunde einen Termin online verschieben?
Nicht direkt. Er kann den Termin im Portal stornieren (innerhalb der Frist) und anschließend über Termin buchen einen neuen Termin wählen.
Es werden keine freien Zeiten angezeigt – woran liegt das?
Rote Kalendertage sind ausgebucht, ausgegraute Mitarbeiter an dem Tag nicht verfügbar. Der Kunde kann einen anderen Tag, einen anderen Mitarbeiter oder die Auswahl "Beliebiger Mitarbeiter" versuchen.