Liegt eine Lieferanten-Rechnung erst einmal im Papierlosen Büro (Paperless-ngx), müssen Sie die Positionen nicht mehr von Hand abtippen: Der Rechnungsimport liest die Rechnung aus, legt daraus eine Bestellung in der Warenwirtschaft an und ordnet die Artikel automatisch Ihren Produkten zu. Dieser Artikel zeigt den Ablauf Schritt für Schritt — und die typischen Stolpersteine.
Voraussetzungen
Der Import funktioniert nur, wenn in den System-Einstellungen die Paperless-ngx-Anbindung (URL und API-Token) sowie der Gemini-API-Schlüssel für die KI-Erkennung hinterlegt sind. Wie Sie das einrichten, steht im Artikel WaWi-Einstellungen – Rechnungsimport konfigurieren. Fehlt eine der Angaben, bricht der Import mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab.
So importieren Sie eine Rechnung
Dokument-ID in Paperless heraussuchen
Öffnen Sie die Rechnung in Paperless-ngx. Die Dokument-ID steht in der
Adresszeile des Browsers (z. B. …/documents/231/details —
die ID ist hier 231). Kopieren Sie diese Nummer.
Import-Fenster öffnen
Wechseln Sie in der Seitenleiste zu Finanzen → Warenwirtschaft, dort in den Tab Bestellungen, und klicken Sie oben rechts auf Rechnung importieren.
Dokument-ID und Ziel-Standort angeben
Tragen Sie die kopierte Paperless Dokument-ID ein und wählen Sie den Ziel-Standort — also die Filiale, deren Lagerbestand die Ware später erhalten soll. Dann auf Importieren klicken.
Ergebnis prüfen
Nach wenigen Sekunden meldet das Fenster „Import erfolgreich!" mit Lieferant, Anzahl der importierten Artikel und der Erkennungsquelle: ZUGFeRD/XRechnung (strukturierte Rechnungsdaten aus dem PDF) oder Gemini AI (KI liest das PDF aus). Schlägt der Import fehl, zeigt das Fenster den Grund im Klartext und bietet „Erneut versuchen" an.
Was der Import automatisch erledigt
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Rechnung auslesen
Enthält das PDF strukturierte Daten (ZUGFeRD/XRechnung), werden diese bevorzugt verwendet — das ist am zuverlässigsten. Nur wenn keine strukturierten Daten vorhanden sind, liest die KI die Rechnung aus. Rechnungsnummer und Rechnungsdatum werden mit übernommen.
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Lieferant zuordnen oder anlegen
Der Lieferant wird über den Namen gesucht. Gibt es ihn noch nicht, wird er automatisch neu angelegt — inklusive Adresse, sofern erkennbar.
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Positionen den Produkten zuordnen
Jede Rechnungsposition wird über Artikelnummer oder EAN mit Ihren bestehenden Produkten abgeglichen. Unbekannte Artikel werden als neue Produkte angelegt und in der Bestellung mit dem Badge NEU markiert.
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Bestellung mit Status „Erhalten" anlegen
Aus der Rechnung entsteht eine Bestellung mit dem Quellen-Badge Rechnung — ein Klick darauf öffnet das Original-Dokument direkt in Paperless. Die Ist-Mengen sind bereits mit den Rechnungsmengen vorbefüllt (Ist = Soll), denn die Ware wurde ja geliefert.
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Paperless-Tags umhängen
Ist in den WaWi-Einstellungen ein „Verarbeitet"-Tag konfiguriert, bekommt das Dokument in Paperless nach dem Import automatisch dieses Tag — so sehen Sie dort auf einen Blick, welche Rechnungen schon in der Warenwirtschaft sind.
Nach dem Import: prüfen, genehmigen, buchen
Der Import verändert den Lagerbestand noch nicht. Öffnen Sie die neue Bestellung im Tab Bestellungen und gehen Sie in drei Schritten vor:
Positionen kontrollieren
Stimmen Artikel, Mengen und EK-Preise mit der Rechnung überein? Die Ist-Mengen lassen sich direkt in der Tabelle korrigieren, ein Klick auf den Produktnamen öffnet das Produkt zum Bearbeiten.
Stammdaten-Änderungen genehmigen
Weicht der EK-Preis oder die EAN auf der Rechnung von Ihren Produktstammdaten ab, wird das Produkt nicht automatisch überschrieben. Die Bestellung zeigt stattdessen eine Vorschau: alter Wert durchgestrichen, neuer Wert daneben, mit Häkchen zum An- und Abwählen. Mit Übernehmen schreiben Sie nur die angehakten Änderungen in die Stammdaten.
Zum Lager buchen
Erst der Klick auf Zum Lager buchen (oben rechts) erhöht den Bestand am gewählten Standort. Danach trägt die Bestellung das Badge „Bereits gebucht" und ist abgeschlossen.
Typische Stolpersteine
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„Dieses Dokument wurde bereits importiert"
Jede Paperless-Dokument-ID kann nur einmal importiert werden — das schützt vor doppelten Wareneingängen. Wollen Sie bewusst neu importieren (z. B. weil beim ersten Versuch der falsche Standort gewählt war), löschen Sie zuerst die vorhandene Bestellung; danach ist die ID wieder frei.
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Falscher Ziel-Standort
Der Standort wird beim Import festgelegt und bestimmt, welches Lager beim Buchen aufgefüllt wird. Prüfen Sie die Auswahl vor dem Klick auf „Importieren" — nachträglich hilft nur: Bestellung löschen (solange sie noch nicht gebucht ist) und mit dem richtigen Standort neu importieren.
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Doppelte Lieferanten
Die Zuordnung läuft über den exakten Namen. Schreibt der Lieferant sich auf der Rechnung anders als in Ihren Stammdaten („Wella" vs. „Wella Company"), entsteht ein zweiter Lieferant. Kein Drama: Im Tab Lieferanten lassen sich Dubletten zusammenführen — Produkte und Bestellungen wandern dabei automatisch mit.
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KI-Erkennung ist gut, aber nicht unfehlbar
Bei der Quelle Gemini AI (statt ZUGFeRD) lohnt ein genauer Blick auf Mengen und Preise, besonders bei Staffelpreisen, Rabattzeilen oder Gebinden. Korrigieren Sie Abweichungen in der Bestellung, bevor Sie zum Lager buchen.
Tipp: Stammdaten-Vorschau bewusst nutzen
Die Häkchen bei EK-Preis- und EAN-Änderungen sind kein lästiger Zwischenschritt, sondern Ihre Preiskontrolle: Steigt ein Einkaufspreis, sehen Sie es hier zuerst — und können entscheiden, ob Sie den neuen Preis übernehmen und ggf. Ihren Verkaufspreis anpassen. Nicht angehakte Änderungen bleiben einfach liegen, das Produkt behält seine bisherigen Werte.
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